Scan jouw project op complexiteit 

Wat krijg je als je de film Ocean’s Eleven, de projectaudits van de gemeente Rotterdam en de verbeterparadox met elkaar mixt? Een scan van jouw project die je binnen een half uur inzicht geeft in de complexiteit. Een scan die in 2021 een heuse audit-award kreeg. Hoe complexer je project scoort in deze scan, hoe flexibeler de scope en hoe anders succesvolle aansturing behoort te zijn. Meer weten? De scan doen? Lees verder.

De film ‘Oceans’s Eleven’ staat model voor de eigenschappen van een complex project. Ga er maar aan staan: beroof tijdens een live uitgezonden bokswedstrijd de meest beveiligde kluis van de drie grootste casino’s. Hoewel misdaad niet mag lonen, slagen George Clooney, Brad Pitt en de andere Ocean’s Eleven glansrijk. De manier waarop ze deze kraak voorbereiden en uitvoeren heeft mede geleid tot wat inmiddels value projectmanagement is gaan heten. De auditors van de gemeente Rotterdam baseren er nu onder meer hun pre-audit voor complexe projecten op.

Complexe projecten zijn er genoeg in het Rotterdamse. Denk alleen maar aan de vele energietransitieprojecten en mobiliteitsmaatregelen. Steeds meer op het oog traditionele projecten komen in zwaar weer terecht en krijgen het status ‘complex’. Dat kan komen door onverwacht opduikende zeldzame diertjes, onkundige onderaannemers of niet functionerende Willy Wortel-projecten.

Een complex project kent veel belanghebbenden en disciplines, heeft (technisch) innovatieve onderdelen, ligt bestuurlijk gevoelig en staat onder een stevige tijdsdruk. Bovendien zijn de beoogde effecten lang niet even duidelijk. Denk overigens bij projecten niet alleen aan infrastructuur, maar ook bijvoorbeeld het lanceren van een kennisportal, deelnemen in een aan te leggen ecowijk of een ingrijpende nieuwe wet implementeren.

Zo’n project aansturen vergt van iedere deelnemer én besluitvormer een gezamenlijke mindset, eentje zelfs die scopeveranderingen toe durft te juichen in plaats van afstraft. Onzekerheid is in een bijzonder complex project vanzelfsprekend (‘we weten gewoon niet of de innovatie beter is’), zodat flexibiliteit omarmd moet worden. Als je binnen een complex project een strakke planning hanteert op een eenduidig resultaat, dan wordt als het ware ‘het leven’ uit het project gehaald.

Complexe projecten zijn daarom ronduit lastig, want er staat aardig wat gemeenschapsgeld op het spel, inclusief je imago. Er moet vaak aan het hoogste bestuur krediet worden aangevraagd en Europees worden aanbesteed (‘ja maar, het is een gepatenteerde innovatie!’). Maar ook dan is het zaak om bestuur en directie deelgenoot te maken van de complexiteitsreis die zal worden afgelegd. Makkelijk zal die reis zeker niet worden.

Iedere reis begint met een eerste stap en dat zou zo maar het invullen van de projectcomplexiteitsscan kunnen zijn. De scan biedt inzicht in het realisatievermogen van de deelnemers, op de Bob de Bouwer-vraag ‘of we ’t met zijn allen echt kunnen maken’. Je kunt hem voor je zelf invullen, met je projectteam tijdens de kickoff of een herijking. Vul hem hoe dan ook vaker in, omdat complexe projecten een stevige dynamiek hebben. Beschouw de scores als input voor een goed gesprek met elkaar of als aanvulling op een formele risicosessie.

De scan is in ieder geval een self assessment, iets wat jíj ervaart, en wie weet groeien de scans uit tot een aanvullend normenkader voor evaluaties en audits.Geadviseerd wordt om de scan intuïtief in te vullen. Denk nog niet teveel door, want uiteindelijk is het een goede samenwerking tussen de Clooneys, Damons en Pitts die van een complexe klus een succes maken.
De scan met de vragen en de toelichting vind je in onderstaand spreadsheet.

René Pennings
September 2022

Met dank aan concern auditing van de gemeente Rotterdam

Literatuurlijst (o.a.):
https://auditmagazine.nl/artikelen/complexiteit-is-geen-black-box/