Hoe je een megaproject in control krijgt (2,slot)

Al meer dan zeventig jaar wordt 90% van de megaprojecten veel te laat en met fikse kostenoverschrijdingen opgeleverd. Welke 10% zijn wél in control en hoe heeft het projectteam dit voor elkaar gekregen? De inzichten van onder meer megaprojectdeskundige Bent Flyvbjerg bieden uitkomst.

Hans Bakker is bijzonder hoogleraar management of engineering projects aan de TU Delft. Hij vindt het on-be-grij-pe-lijk dat al decennialang bijna alle megaprojecten zwaar tegenvallen. ‘Als puntje bij paaltje komt, is het gewoon mensenwerk. Alles draait om de expertise en diversiteit binnen een projectteam.’ In hetzelfde interview adviseert hij ‘meer tijd nemen in de ontwerpfase, niet bezuinigen op inhuur van experts, en de politiek buiten de deur houden’.
Da’s allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. De volgende praktijktips scheppen meer helderheid.

1 Bezint eer ge begint: doe de projectcomplexiteitsscan
Je kunt binnen een half uur een aardig inzicht krijgen in de complexiteit van je megaproject. De scan van de gemeente Rotterdam die in 2021 een heuse audit-award kreeg, leert dat hoe complexer je project scoort des te flexibeler de scope vooralsnog is. Projectmedewerkers, besluitvormers en stakeholders worden van harte uitgenodigd de scan in te vullen en de resultaten gezamenlijk te bespreken. De scan kan ´zo maar´ uitgroeien tot een aanvullend normenkader.

2 Bezint eer ge begint: durf te stoppen
De Amsterdamse Noord/Zuidlijn was in 1988 aanvankelijk bedoeld als ondergrondse sneltram om de tramfiles in de smalle Leidsestraat op te lossen. Zeven woningen zouden daarvoor moeten worden gesloopt. Het bescheiden project barstte vervolgens spectaculair uit zijn voegen. Niet alleen klein laten houden, maar zelfs stoppen moet dan ook bespreekbaar zijn. De IJmeerlijn, de door Almere gewenste directe spoorverbinding met Amsterdam via een lange brug of tunnel, is hiervan een voorbeeld. Tegenover de miljardeninvestering staat al met al hoogstens een reistijdsbesparing van tien minuten. Maar dan alleen voor degenen die al dichtbij de aan te leggen stations wonen. Stoppen moet je niet alleen durven, maar zelfs leren zoals deze leestip laat zien.

Stoppen is ook een optie voor de projectmedewerkers en besluitvormers: er ligt misschien roem en aanzien voor jou te wachten, maar wellicht ook een burnout en een langdurig verstoorde werk-privé-verhouding. Het zou bovendien zo maar kunnen dat andere mensen jouw werk overnemen, vanwege les nummer twee.

3 Zet écht ervaren mensen in. Vind een bouwmeester
In zijn meest recente boek is Flyvbjerg uitgesproken streng: ‘het is heel gebruikelijk om mensen aan te nemen die een bepaald soort project nog nooit hebben gedaan. Het argument is altijd dat een bepaalde klus uniek is, dus dat er geen ervaren mensen bestaan. Onzin! Jouw keuken is vast ook anders dan die van je buren. Toch zou je nooit iemand inhuren om je keuken te verbouwen die nog nooit een aanrechtblad op maat heeft gezaagd. ‘

Iconische foto van de bouwvakkers van het Empire State Building; op tijd en binnen budget opgeleverd

De opdrachtgever moet volgens Flyvbjerg in de eerste plaats een meesterbouwer aanstellen. Iemand die veel ervaring heeft in het soort megaproject dat je wilt beginnen. Hij (m/v/etc) heeft een goed oog voor de vereiste mensen en weet ze ook in hun kracht te zetten. Als opdrachtgever moet je sterk in je schoenen staan, want de meesterbouwer is in alle opzichten slimmer – en gehaaider – dan jij. Eerlijkheid en transparantie zijn dan ook voor ieder teamlid en de decision making unit geen loze woorden. Spelletjes speel je maar ’s avonds thuis.

4 Gebruik de LEGO-bouwmethode
Modulair bouwen is niets anders dan bouwen met gestandaardiseerde, geprefabriceerde, demontabele onderdelen. Net als met Lego-steentjes. De kunst is om je megaproject op te delen naar Lego-onderdelen en ervaren modulaire bouwers te vinden. Zoals die Deense bouwer van windmolenparken op zee. Het bedrijf startte met de productie van windturbines, groeide uit tot bouwer van enkele windmolens op land en wist door de vergaarde ervaring op te schalen naar de totaalbouw én onderhoud van windmolenparken op zee.
Een geslaagd megaproject is de nieuwbouw en renovatie van het stationsgebied rondom Rotterdam Centraal. Halverwege het tweede decennium stond de helft van de grote stations in de steigers, maar slechts enkelen werden op tijd en binnen budget opgeleverd. Rotterdam is één van deze positieve uitzonderingen.

Binnen acht jaar zijn bijna even zoveel Lego-onderdelen gerealiseerd: de overkapping van de sporen, de stationshal, het metrostation Rotterdam Centraal, de ondergrondse fietsenstalling, de parkeergarage en de Weenatunnel. Daar zaten huzarenstukjes tussen zoals ondergronds kunnen bouwen, terwijl boven het gewone leven ongehinderd door blijft gaan.
Veel bouwbedrijven hadden weliswaar ervaring met deze wanden-dakmethode, maar vaak ging het alsnog mis. Deze bouwmethode houdt in dat er geen open bouwput wordt gegraven, maar dat er een soort doos wordt gemaakt waarin de bouw ondergronds kan plaatsvinden. Ook dan is continu bemaling noodzakelijk, het grondwater moet continu worden afgevoerd anders stroomt de bouwput vol. Het nadeel hiervan is dat de grond dan kan verzakken. Uitgerekend op locaties met prachtige monumentale panden en drukbezette kantoorgebouwen.

Bij het Rotterdamse station werd met een speciale vriestechniek met stikstof een ijswand gemaakt van 40 meter diep en 2,5 meter dik om ondergronds te kunnen blijven graven. Op deze diepte ligt namelijk de stevige kleilaag van Kedichem en komt er nauwelijks grondwater in de bouwput. Samen met de ijswanden konden de aannemers op tijd en binnen budget meters maken.

5 Informeer intelligent transparant
De transparantieparadox komt er op neer dat maximale openheid in het project juist kan leiden tot angst, onzekerheid en een afrekencultuur. Je kunt met alle beste bedoelingen de raad, de burgers en andere betrokkenen keurig op de hoogte houden van de projectvoortgang, maar als er iets serieus mis is gegaan en je ternauwernood hoort dat je nog één laatste kans krijgt word je een Absolute Risicomijder. Vergelijk het met de gezagvoerder die de vliegtuigpassagiers (waaronder schrijver dezes) vlak voor de start haarfijn uitlegt dat de lassers op de rechtervleugel ongetwijfeld goed werk zullen hebben afgeleverd.
Het gevolg van dit toegenomen risicomijdend gedrag is dat projectmedewerkers soms dagen zoet zijn met sensitief, nietszeggende formuleringen, met als strekking dat het goed gaat komen. Er zijn zelfs projectorganisaties bekend met meer stafmedewerkers en leunstoelgeneraals dan doeners.

Nu verwacht je misschien weer zo’n zinnetje dat je een balans moet weten te vinden tussen te veel en te weinig openheid. Of dat bestuurders en managers een psychologisch veilige omgeving moeten bieden, waar ieder inzicht durft te geven in de dilemma’s en onzekerheden.
Da’s allemaal waar, maar zeker niet vanzelfsprekend. De achterkant van het gelijk in de voorbereidingsfase bespreken blijft noodzakelijk. Intelligente transparantie komt erop neer om juist dan het waarom van een genomen besluit goed uit te kunnen willen leggen. Een spoortunnel aanleggen in slappe grond en druk stedelijk gebied doe je tenslotte niet zo maar.

Waarom zou je niet de media vroegtijdig én langdurig inschakelen? Je kunt de regionale omroep vragen om een miniserie te maken van het megaproject. Je kunt een journalist vrijwel onbeperkte toegang geven. Mocht het dan alsnog misgaan, dan kun je in ieder onderbouwd aantonen dat je er alles aan hebt gedaan. Of toch niet? De mislukte plaatsing van de Alphense Julianabrug is zo bekeken niet echt een best case.

6 Koester geluk
In de film Locke is de hoofdpersoon onderweg naar huis. Hij is hoofdaannemer en morgen wacht een immense klus bestaande uit meer dan honderd cementauto’s die ruim veertig pilaren voor een nieuw kantoorgebouw moeten storten. De film bestaat uit telefoongesprekken met zijn vrouw, zijn vriendin en zijn rechterhand. Zijn tamelijk onzekere en minder ervaren rechterhand wordt uiteindelijk belast met de megaklus. De film laat in het midden of deze klus goed afloopt, maar gezien de aanwijzingen en het gegeven vertrouwen waande deze kijker zich redelijk hoopvol.

Geluk in een langdurig, complex, sensitief project moet je koesteren. Misschien gaan Rotterdammers bijvoorbeeld net iets makkelijker om met ‘projectoverlast’ dan Amsterdammers. Een megaproject bouwen is nooit vanzelfsprekend. Een gedegen voorbereiding, heldere verwachtingen van de complexiteit en een slimme opdeling helpen, maar geluk zit – net als zijn tegenhanger – in een klein hoekje. complexiteit erkennen en slim opdelen.

Een van mijn eigen megaprojecten was de oplevering van het managementboek No Risk No Fun. De doorlooptijd vol ups en downs duurde ruim drie jaar en vlak na de publicatie waren er meer negatieve dan positieve recensies. Terwijl mijn zakenpartner serieus overwoog zich ervan te distantiëren, kwam het onverwacht op de shortlist voor managementboek van het jaar. Winnen deden we uiteindelijk niet, maar ik ben nog steeds trots op mijn megaproject.
Hoewel bloggen een stuk minder mega is. Toch 😊?

René Pennings
Mei/sept 2023

Geraadpleegde literatuur (o.a.):
• ‘Megaproject: zorg dat je een meesterbouwer hebt, Philip Dröge, FD, mei 2023
• ‘Van het Sydney Opera House tot de hogesnelheidslijn: waarom grote projecten altijd mislukken, NRC, Milo van Bokkum 12 mei 2023
• Projectbeheersing in megaprojecten; kennis in het groot, RWS / Prorail, 2009
• ‘Over twee jaar rijdt hij echt,’ Marije Willems, NRC, augustus 2016
• Effectief omgaan met risico’s; van denken naar doen – CROW, 2012
• https://www.ad.nl/rotterdam/bouw-rotterdam-centraal-ruim-binnen-begroting~acbfab0f/
• Over budget, way behind: Why we're so bad at getting big things done, CBC Radio, 2 maart 2023
• https://www.rijnmond.nl/nieuws/14328/bouw-rotterdam-cs-op-schema
• https://www.mobilis.nl/nl/metrostation-rotterdam
• ‘We moeten niet leren van het verleden maar van de toekomst, NRC, Patrick van der Duin, Hans Stavleu, NRC, september 2005.